Inconvenientes

Dentro de los principales inconvenientes, retos o barreras que te toparás se encuentran:

• Detractores del proyecto
• Sabotaje
• Desconfianza general
• Falta de conocimiento o experiencia propia

Detractores del proyecto

Sabotaje

Sabotaje Interno

En este punto estarán personas que no quieren que nada cambie, que todo siga igual, personas que quieren ganar más y trabajar menos que los demás sin tener merito. No les importa nada acerca de la empresa excepto el pago. Tampoco les importa nadie más que ellos, pasarán por encima de quien sea con tal de obtener beneficios con el mínimo esfuerzo.

Estos detractores buscan siempre estar pegados a supervisores, coordinadores y gerentes buscando interceptar la comunicación entre personal de producción y mandos para usar dicha información a su favor, creando una ilusión de un perfil de ayuda genuina y desempeño ejemplar.

CARActerísticas

Se caracterizan por manipular a la gente, a su alrededor reina el caos a menudo y el descontento entre sus subordinados o compañeros. Carecen de capacidad de análisis estratégico a largo plazo ya que todo el tiempo están pensando en formas de manipular a las demás personas en el corto plazo. Su visión es muy limitada, enfocan su esfuerzo en la manipulación en lugar de estudiar la forma de crecer profesionalmente y por ello no tienen mas sustento que mantener las cosas como les sirve a su capacidad intelectual y habilidades físicas. Ajustar el entorno para que les funcione.

Sabotaje externo (Espionaje)

El sabotaje puede ser también externo, infiltrando personal de otra empresa para sabotear, robar información, debilitar los procesos de las empresas rivales para dar ventaja competitiva a la empresa de origen del infiltrado. Pero la forma de actuar es prácticamente la misma descrita anteriormente.

Desconfianza general

En este punto se encuentran las víctimas del resultado de sabotaje o de proyectos dirigidos por personas con baja capacidad competitiva. Son personal que ha visto muchos intentos de mejoras fallidos y simplemente ya no creen en cambios o mejoras a su ambiente laboral, ergonomía, seguridad, etcetera. Se convierten en esclavos de su trabajo y aprenden a sobre llevar todas estas fallas de producción que nadie ha podido arreglar. Cuando los entrevistas dicen que si a todo pero ellos realmente piensan que no vas a lograrlo y tal vez tengan razón.

Falta de conocimiento o experiencia propia

El peor de tus problemas o barreras será que desconozcas por completo el tema del proyecto que planteas realizar, sea una política de seguridad, una mejora o un proceso nuevo. Tengo un ejemplo que se ve en muchos pisos de producción pero se puede demostrar que es igual en otras áreas o departamentos:

Tienes al personal de selección, RH que deberían ser Licenciados en Sociología o Psicología, pero la realidad es que también hay de otras carreras seleccionando personal, que realizan pruebas psicométricas, de conocimientos generales, coordinación física, etc. Las personas con mejores habilidades psicomotoras son enviadas directamente a producción sin importar su capacidad intelectual o razonamiento, poniendo como prioridad su habilidad.

A los restantes, hacen un examen visual y a criterio propio, seleccionan a los que serán apoyo de calidad. Como en las pruebas estas personas resultaron con un desempeño pobre de habilidades psicomotoras, no los pondrán en ninguna estación de producción, en lugar de ello les asignan tareas de revisión y apoyo al departamento de calidad de la empresa. En la práctica, se envían a evaluar si el personal de producción está cumpliendo con el estándar de producción, pero la verdad es que ni ellos mismos entienderán el estándar ya que nunca tocarán las máquinas de las estaciones.

Daño colateral

Entonces, en este ejemplo eres un Ingeniero Industrial buscando la mejora de procesos de calidad. En tu caso debido a las políticas de la empresa, tampoco puedes tocar con tus manos ninguna estación de trabajo para verificar que realmente se está cumpliendo con el proceso como indica la instrucción de trabajo. Dependes de el personal de apoyo de calidad y del laboratorio de pruebas.

Sin embargo muchos laboratorios de pruebas de muchas empresas, se limitan a realizar pruebas automatizadas y el personal es muy limitado por lo que será muy difícil que obtengas información nutrida de este departamento acerca de los procesos de producción. Uno, por que el ambiente de pruebas es diferente al ambiente de producción y dos, por que las pruebas automatizadas cubren otros aspectos que solo evalúan el producto completo en lugar de cada proceso por el que pasa el producto. Para cada proceso tienes tu apoyo de calidad, que en resumen son personas que no saben que es lo que hacen por que nunca han tocado una máquina.

El personal de calidad no tiene el conocimiento para identificar que partes del proceso no se llevan a cabo conforme al estandar. Muchas empresas buscan mitigar esta situación con auditorías, planes de control, cursos de capacitación, pero al final las métricas no mienten.

Daño a largo plazo

Si observas el panorama, entonces entenderás que la empresa constantemente tiene pérdidas cuantiosas, fallas graves en sus productos, rotación constante de personal, un circo dentro de producción, múltiples riesgos de seguridad, demandas, etc.

En un caso así, tendrás mucho trabajo que realizar antes de poder completar tu proyecto principal, por lo que te recomiendo que si no estás seguro de empezarlo mejor busca otro empleo en otra empresa.

Continuar o dejarlo todo como está

Si decides continuar, te advierto que no será nada fácil, la gente está acostumbrada a la costumbre, si les mueves un poco debes de justificar que el cambio le hará mejor, para llegar a ello, tendrás que estudiar bastante, entrevistar a mucho personal tanto de producción como administrativo. Llegarás a puntos donde encuentras más problemas que soluciones y tendrás que lidiar con estos problemas también.

Analisis y escrutinio

Para empezar debes analizar a detalle todo lo que implica completar tu proyecto, en el caso de ejemplo que expuse anteriormente, implica modificar las políticas de la empresa para no permitir que ningún apoyo de calidad se convierta en apoyo hasta que complete la capacitación en cierta cantidad de estaciones de trabajo críticas demostrando que su habilidad operativa supera el estándar, El estándar no es suficiente para identificar puntos críticos de la operación que en auditoría podrían ser los puntos clave para identificar desviaciones de procesos.

Estas políticas podrían extenderse también a Supervisores y Coordinadores por que en la práctica estos elementos también perjudican la calidad del producto al presionar al personal a cumplir metas sin considerar el estándar de calidad. Con esto ya podrías estar dentro del personal autorizado para el uso y entrenamiento de estaciones de trabajo y podrías realizar auditorías más puntuales y certeras. En el caso del personal de mando de producción puede identificar al personal de sabotaje y personal que no está trabajando, redistribuir la carga de trabajo de una forma mas eficiente y con ello lograr las metas de producción.

Es muy fantasioso y no tiene futuro

Depende de los fundamentos de tu proyecto, si no tienes números, evidencia, proyección a futuro y no consideraste los pros y contras además de las posibles objeciones de tu proyecto es muy probable que sea fantasioso y no tendrás la aprobación de los directivos para ponerlo en marcha.

Por ello te doy unos puntos que pueden ayudarte en el éxito de tu proyecto.

Realizar un checklist de todos los materiales e información que necesitas para tu proyecto

Durante la planeación tal vez no tengas toda la información de lo que vas a necesitar desde el primer momento, pero comienza a anotar todas las cosas que necesitarás para que tu proyecto en un lugar accesible que tengas siempre a la mano para seguir agregando cosas a la lista.

Realizar métricas de desempeño actual

Debes revisar las métricas actuales y el histórico para poder compararlas con las métricas después de la implementación de tu proyecto, así no se trata de la palabra de unos contra la tuya, esto ayuda a disminuir la intención de los detractores y sabotaje.

Procura la precisión de tus números

Recibirás puntos de vista diferentes, si no estás preparado y no has puesto atención en la precisión de los datos de tus análisis, cualquier persona que critique a tu proyecto puede ponerle fin.

Los números que debes resaltar son el gasto actual que representa la operación actual, el margen de ganancia o pérdida, los principales indicadores de producción etcetera, respaldados con los datos obtenidos y si existen discrepancias entre sistemas o datos recolectados también ponerlos sobre la mesa junto con tus propuestas para mitigarlos.

Los datos más importantes son:

• La proyección de ganancia con la implementación de la nueva política, proceso o mejora de proceso frente a el proceso o política actual.
• El costo de la implementación del proyecto.
• El tiempo estimado de la implementación del proyecto.

Realizar estudio de ergonomía

En muchas empresas se implementan todos los días nuevos procesos sin considerar la ergonomía, es el principal ingrediente para que el personal de producción esté en contra de cualquier nueva implementación.

A veces sucede que a alguien se le ocurrió que era buena idea poner X o Y cosa en tal estación sin realizar un buen estudio de ergonomía y ahora perjudica gravemente la ergonomía del operador de esa estación. Nadie la quita por que lo ordenó alguien de jerarquía superior y los operadores deben usar aunque retrase la operación.

Al igual que el punto anterior, si realizaste un buen estudio de ergonomía puedes demostrar que no se afecta el tiempo de operación si no que lo mejora sin afectar la ergonomía de los operadores.

Realizar estudio de seguridad

Pon atención en las instalaciones, las guardas de seguridad, el cableado, los tubos y mangueras, estado actual de las estaciones antes de implementar tu proyecto, por que puede ser usado como excusa para revertirlo si no lo pones sobre la mesa.

Es probable que tengas que arreglar esos detalles también si encuentras desviaciones de procesos en este punto. Si no entiendes del tema, podría ayudarte una persona confiable pero te recomiendo que lo estudies a detalle.

Realizar estudio de estándares de calidad

Necesitas estudiar y analizar los estándares actuales de calidad para procurar que tu proyecto se incorpore (integración) sin afectar los demás procesos de calidad, reducir las discrepancias de tal forma que afecte lo mínimo posible a las operaciones.

Realizar diagramas y gráficos para poder analizar la viabilidad de tu proyecto y su proyección a futuro

Para presentar tu proyecto necesitas material gráfico respaldado por los datos que has recolectado. Las personas que dan la autorización de este tipo de proyectos no tienen tiempo para estar revisando a detalle y minuciosamente todos los datos.

Si son competentes en su trabajo, buscaran los datos clave en tu documentación después de mirar las gráficas y diagramas para identificar si tienes desarrollada correctamente la planeación de tu proyecto y los datos coinciden con los que ellos tienen. Incluye los plazos de entrega estimados.

Entrevistar al personal dependiendo las necesidades de tu proyecto

Durante el desarrollo de la propuesta, tienes que entrevistar a diferentes tipos de personal, tanto administrativo como personal de producción. Dependiendo de la calidad de la información que recolectes dependerá la efectividad de tu proyecto, por ello analiza los puntos críticos, posibles desviaciones de procesos, la forma de interacción de los equipos de producción, la comunicación y los tiempos de entrega ideales frente a los tiempos de entrega reales.

La comunicación de piso de producción podría estar sesgada por personas con sus propios ideales agenos a las políticas de la empresa. Respuestas como “todo está bién” no es información que ayude a la mejora.

Es normal que calidad y producción tengan diferentes puntos de vista y no concuerden en sus procedimientos. Pero la mayoría de las empresas no se rigen por democracia, si no de políticas, estándares, reglamentos, etc, que a su vez deben estar alineados con leyes y regulaciones. Uno de los motivos de cambio a un proceso o estándar, es precisamente por que el actual tiene defectos evidentes. Dicho esto, debes asegurarte de que la información que obtienes es precisa.

Identifica personal confiable que pueda aportar a tu proyecto

Considerando el punto anterior, aprende a identificar al personal en el que puedes confiar, el personal que habla de más y al personal que constantemente miente. Debes observar las operaciones procurando no llamar la atención, identificar la interacción del personal de producción, no vas a identificar a una persona confiable el primer día de observación así que se constante y realiza anotaciones.

Cosas como no portar el uniforme, no seguir las reglas de seguridad e higiene, no usar EPP, incurrir en desviaciones de procesos, distraerse mucho en el área de trabajo, llegar tarde al trabajo. Realiza tu gráfica y con ello puedes empezar a descartar personas no confiables.

Analiza la posibilidad de crear un equipo multidisciplinario donde puedas incluir al personal confiable

Es muy probable que necesites ayuda de especialistas de otros departamentos, como es muy poco probable que tengas experiencia en manufactura, necesitas agregar uno o varios operadores de producción confiables que puedan ayudarte en la implementación de la mejora o proceso, así como pruebas a la implementación con el riesgo mínimo de sabotaje.

Estas personas cubrirán tu punto ciego en cuanto a manufactura. Lo ideal es que este equipo multidisciplinario estuviera integrado completamente por personal confiable, pero la realidad es que difícilmente encontrarás personal confiable en todas las áreas. Además de que es probable que el sabotaje venga de otras áreas.

Documenta y sé constante

No olvides documentar el progreso del desarrollo del proyecto desde su planeación hasta su implementación, sé constante. Si no tienes disciplina difícilmente podrás completar cualquier proyecto con éxito.

Monitoreo de la implementación

La disciplina también se aplica en este punto, debes monitorear constantemente el progreso del desarrollo de tu proyecto, ya que el sabotaje estará a la orden del día, si tienes todo lo demás en orden el riesgo de sabotaje es mínimo pero no está de más vigilar el progreso y atender los incidentes. No se te olvide documentar.

Manejo de detractores

Los detractores son fáciles de desarmar si tienes todo en regla. Aún así debes de mantener la comunicación efectiva, sin ofender a nadie. Muestra los datos y los documentos de tus análisis y es todo. Es probable que en la documentación se encuentren las respuestas a las preguntas u objeciones.

Manejo de sabotaje

A diferencia de los detractores que pueden convertirse en aliados, los agentes de sabotaje no van a ceder ni con todos los datos del mundo, incluso pueden fingir estar de tu lado. Debes de identificarlos con precisión para estar al pendiente de sus acciones. Procura no ceder a sus provocaciones.

Reúne evidencia de todas las incidencias con este tipo de personas y considera usar los procesos de denuncia interna de la empresa para este tipo de individuos.

Presentación de propuesta

La presentación de la propuesta debe ser amigable a la vista con colores digeribles, imágenes, gráficas datos cortos pero precisos. En este punto ya debes tener toda esa información de investigación y análisis en la cabeza para poder responder a cualquier duda o inquietud del personal que aprueba o desaprueba propuestas.

Tiempos de entrega

Procura hacer un análisis del tiempo o tiempos de entrega para no quedar corto con el cumplimiento de las metas del proyecto. No cumplir con los tiempos de entrega en ningún lado es visto de buena manera.

Considera margenes para imprevistos y sabotajes, tiempos de descanso del personal involucrado así como del personal que podría ser afectado por la implementación del proyecto.

Apoyo de equipo de TI

Pedir apoyo a TI podría no ser una opción en la mayoría de las empresas al menos en México, el personal no está capacitado para brindar apoyo como desarrollo de software y muchas empresas extranjeras requieren de mucha burocracia para solicitar este tipo de apoyo, a veces por que sus servicios de TI son subcontratados a terceros. Muy pocas empresas tienen un departamento de TI con capacidad suficiente para dar soporte a los demás departamentos y áreas tanto con sistemas, servidores, desarrollo de software, redes o análisis de datos.

Pero si tu empresa tiene esa capacidad no está de más que solicites asesoría o ayuda a este departamento o que de menos lo intentes levantando un ticket. Muchos departamentos de TI son vistos como cuevas donde viven ogros y a veces si, se ganan esa reputación a pulso pero en parte es por que a veces tienen una gran cantidad de personas que llaman para quejarse de ellos y de los sistemas todo el tiempo.

Deja de lado los prejuicios

Antes de juzgar a alguien por algo que no tenga que ver con el reglamento, date el tiempo de conocer a las personas. Puede ser que alguien no te caiga bien, pero esa persona podría ser la ideal para el proyecto. O puede resultar al revés.

¿Que tiene que ver todo esto con Seguridad Informática?

Tiene que ver todo, los activos de la empresa son el objetivo principal tanto del personal de seguridad informática como de los ciberdelincuentes. Conocer todo el funcionamiento de una empresa nos ayuda a identificar los puntos críticos y vulnerabilidades, tanto en los sistemas como en las personas.